말투만 부드럽게 고치고 싶었는데 납품일이나 약속까지 달라질 수 있어요. AI 이메일 초안을 만들 때는 바꿀 표현과 고정할 사실을 따로 적어주세요. 날짜·금액·범위를 먼저 잠그면 확인할 곳이 훨씬 분명해져요.
입력을 두 묶음으로
목적: 검수 일정 변경 요청
고정 사실: 기존 9월 15일, 요청 9월 17일, 추가 비용 없음
이유: 원본 이미지 수령 지연
금지: 상대 책임 단정, 승인됐다는 표현, 새로운 보상 약속
말투: 간결하고 정중하게
출력: 제목 / 본문 / 고정 사실 대조표
승인받기 전의 요청임을 분명하게 써줘.
설명용 날짜를 넣은 예시입니다. 실제 메일에서는 연도·요일이 일치하는지도 확인하세요. ‘일정을 17일로 변경했습니다’와 ‘17일로 변경 가능한지 확인 부탁드립니다’는 같은 내용이 아닙니다.
보내기 전 네 줄 검사
받는 사람, 첨부파일, 날짜와 금액, 약속의 강도를 차례로 봅니다. 모델이 만들어준 대조표 역시 틀릴 수 있으므로 입력값과 직접 비교합니다. 수신자 이름이 대화 중 다른 고객 이름으로 바뀌지 않았는지도 확인합니다.
초안의 유창함이 사실의 정확성을 증명하지는 않습니다. NIST도 생성형 AI의 허위·오해 유발 출력 위험을 다룹니다. 중요한 대외 약속은 담당자가 확정한 표현만 남겨야 합니다.
재사용 팁
잘 된 메일을 통째로 계속 붙여 넣기보다 ‘요청·사실·금지·톤’ 양식만 보관하세요. 과거 고객명이나 오래된 가격이 다음 초안에 섞이는 일을 줄일 수 있습니다. 발송 자동화는 초안 작성과 별도로 판단하고, 우선은 사람이 검토하는 흐름으로 사용합니다.