문서를 다 썼다고 공유 권한도 끝나는 건 아닙니다. 링크를 아는 누구나 열 수 있는지, 편집 권한이 남아 있는지부터 확인하세요. 자료의 용도가 끝났다면 필요한 사람과 권한만 남기고 다른 계정에서 다시 열어봅니다.
점검 표 만들기
| 파일·폴더 | 공개 목적 | 현재 접근 범위 | 편집 가능자 | 종료 날짜 |
|---|---|---|---|---|
| 제안서 | 고객 검토 | 지정 이메일 | 내부 담당자 | 검토 종료 후 재확인 |
표를 좌우로 밀어 나머지 열을 확인하세요.
자신이 소유하거나 관리 권한이 있는 자료부터 확인합니다. 다른 사람의 파일 권한을 임의로 바꿀 수 있다고 가정하지 마세요. 조직 계정은 관리자 정책이 추가로 적용될 수 있습니다.
권한을 좁힐 때
계속 접근해야 하는 사람을 먼저 확인한 뒤 필요 없는 범위를 줄입니다. 읽기만 필요한 사람에게 편집 권한을 주지 않고, 공개용 최종본과 내부 작업 폴더를 분리합니다. 링크 공유를 끄더라도 지정된 사용자의 권한이 남아 있는지 확인해야 합니다.
하위 파일만 보고 안심하지 말고 상위 폴더에서 상속받은 접근도 확인합니다. 권한 변경 뒤에는 의도한 독자 역할로 열어보세요. 본인 계정에서는 항상 잘 열려 문제가 가려질 수 있습니다.
점검의 한계
접근 권한을 회수해도 상대가 이전에 내려받은 파일까지 되돌리는 것은 아닙니다. 처음부터 전달 범위를 최소화하고, 외부 공유 전에 댓글·숨겨진 정보·이전 초안도 점검합니다.
프로젝트 종료일에 공유 권한 재확인 일정을 두면 오래된 협업자의 접근이 계속 남는 일을 줄일 수 있습니다. 권한을 끊는 것이 목적이 아니라 현재 필요한 범위를 정확히 유지하는 것이 목적입니다.