‘최종_진짜최종’이 생겼다면 파일을 더 잘 기억하려 애쓸 필요는 없어요. 날짜, 작업명, 상태가 보이는 이름 규칙을 하나 정해보세요. 수정 중인 파일과 전달한 파일의 자리를 나누면 다시 보내야 할 때 덜 헷갈립니다.
작은 팀용 규칙
project_intro_v03_review.pdf
project_intro_v04_approved.pdf
archive/project_intro_v02_review.pdf
파일명은 예시입니다. 팀이 한글을 쓰면 같은 규칙을 한글로 정해도 됩니다. 중요한 것은 v03을 한 번 공개한 뒤 같은 이름으로 다른 내용을 계속 바꾸지 않는 것입니다. 로컬 파일 버전과 클라우드 문서의 변경 이력은 다른 개념입니다.
공유 링크를 보낼 때
‘검토 대상은 v03이며 이전 v02 의견은 반영 목록에서 확인해 주세요’라고 적습니다. 피드백 문서에도 대상 버전을 표시합니다. 상대가 오래된 첨부파일을 열었는지 알 수 있어야 같은 수정 이야기를 반복하지 않습니다.
승인본 폴더에는 승인 날짜와 확인자를 기록한 짧은 안내를 둡니다. 원본 작업 폴더 전체를 고객에게 열어주기보다 전달할 파일만 담은 폴더의 권한을 확인하세요.
버전 이력의 한계
Google Docs 문서 이력과 Drive에 올린 일반 파일의 버전 관리는 방식이 다를 수 있습니다. 서비스의 보존 조건을 확인하고, 장기 보관이 필요한 승인본은 별도 백업합니다. 공유 링크가 있다는 사실만으로 오래된 버전이 영구히 남는다고 가정하지 않습니다.
완료 기준은 누구나 최신 승인본을 찾고, 의견이 어느 버전을 대상으로 했는지 설명할 수 있는 상태입니다. 파일 이름을 꾸미는 것보다 이 두 가지를 먼저 맞추세요.