회의를 하고도 다음 일이 불분명하다면, 안건이 이야기할 주제에만 머물렀을 수 있어요. 이번에 정할 것, 미리 볼 자료, 끝날 때 남길 결과를 적어보세요. 회의 시간을 채우기보다 결정할 한 가지를 분명히 하는 데서 시작합니다.
25분 회의 예시
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 목적 | 행사 안내 페이지의 공개 범위를 정한다 |
| 사전 자료 | 신청 흐름 1쪽, 미완성 항목 3개 |
| 질문 1 | 사전 신청만 먼저 열 것인가? 10분 |
| 질문 2 | 공개 전 꼭 필요한 검증은 무엇인가? 10분 |
| 정리 | 결정, 담당자, 확인 날짜 기록 5분 |
25분은 예시일 뿐 이상적인 회의 길이라는 뜻은 아닙니다. 논의할 문제가 복잡하면 충분한 시간이 필요합니다. 시간 제한만 줄이고 결정 자료를 준비하지 않으면 다시 모이게 됩니다.
참석자 정하기
결정할 권한이 있는 사람, 실행할 사람, 꼭 필요한 정보를 가진 사람을 우선 확인합니다. 모든 사람을 부르는 대신 결과 공유로 충분한 사람을 구분하세요. 참석자가 적어도 필요한 결정자가 없으면 결론을 내기 어렵습니다.
사전 자료에는 선택지와 각각의 영향을 짧게 적습니다. 특정 안을 이미 확정한 것처럼 쓰지 말고 무엇이 미정인지 표시하세요. 회의 중 새 주제가 나오면 현재 질문 해결에 필요한지 판단하고 별도 목록에 남깁니다.
회의가 끝날 때
결정 문장, 담당자, 기한을 소리 내어 확인합니다. 합의하지 못했다면 미결정 이유와 다음 확인자를 적습니다. ‘논의 완료’를 ‘결정 완료’로 기록하지 않는 것이 이후의 재작업을 줄입니다.
아젠다와 회의록을 같은 문서에 두면 무엇을 정하려 했고 실제로 무엇을 정했는지 비교하기 쉽습니다.